Møtereferat styremøte Ekromskogen huseierlag 8.august 2017

Anmerkning til innkalling og godkjenning av forrige styremøtereferat- ingen

Trine vil være borte store deler av høsten

Det vil være et mål for styret og få et funksjonsdyktig styre der man har styremedlemmer som kan være aktive og delta på styremøter. Ved bortfall av styremedlemmer er det viktig at Vararepresentanter er klare over at det da blir dem som må steppe inn.

Styreformann informerte om vedtektsendringer og hvordan man må gå frem for å få endret disse. Forslag om plenumsmøte på store lekeplass der stort nok antall medlemmer dvs førti beboere stemmer for å få vedtatt nye vedtekter. Her er det viktig at man passer på at dem som ikke møter har fylt ut fullmaktsskjema. Så langt har det bare kommet et innspill vi mail til Ekromskogen huseierlag på de nye vedtektene og dette gikk mest på korrekt formalia for å få vedtatt vedtektene.

Styreformann har tatt tak i fordeling av strøm ved akebakken. Normalt har dette vært fordelt mellom Ekromskogen huseierlag, og de andre nærliggende borettslag etc. Her vil man forsøke å få dette i stand igjen men dette vil være basert på frivillighet og ikke noe man har myndighet til å pålegge. Det er ikke store summen det er snakk. Dersom de andre rundt ikke vil være med å spleise må Ekromskogen ta dette selv.

Fiberutbygging Eidsiva.

Det ble diskutert litt om Fiberutbyggng i forhold til Eidsiva. Lyse som også legger fiber har ingen avtale med Ekromskogen men Trine avtaler med Lyse slik at de får samme avtale som Eidsiva. Det er sendt ut avtale fra UBQ til alle huseiere men denne skal ikke signeres, det er en avtale som gjelder for Ekromskogen huseierlag og denne blir signert av styret.

Fiber versus drenering.

Trine ser på muligheten for at de som graver i Ekromskogen får en utvidet avtale i forhold til den dreneringen som må gjøres, kontra det å innhente anbud fra andre, her har Anleggservice vært nevnt. Firmaet som graver der nå under UBQ (er dette riktig navn??) skal rydde opp etter, derfor blir det antatt billigere om det blir disse som utfører dreneringen også.   Thorbjørn Monsen har brukes som konsulent i forhold til pris på evt anbud og ville kunne kvalitetssikre om det er et godt tilbud.

Kloakkrør

Trine har vært i kontakt med kommunen i forhold til kloakkrør og her er det huseierlaget selv om er ansvarlig for kloakken. Huseierlaget ønsker at Lillehammer kommune tar over ansvaret for kloakken. Kloakken er ikke spesielt gammel og det er heller ingen bekymringer i forhold til kloakken så slik det ser ut er det ikke noe som skulle tilsi at Lillehammer kommune ikke vil ta over kloakken.

Pipeløp.

Ekrom huserierlag ved styreformann har innhentet anbud fra to leverandører. I tillegg har enkelte beboere selv vært i kontakt med en tredje leverandør for å få anbud. De to anbudene som er innhentet fra syret er videreformidlet via mail fra styret. Det tredje anbudet er lagt i postkassen til alle beboerne fra leverandøren. Det blir opp til den enkelte beboer og vurdere hvilket anbud man går for.

Dugnad blir første halvdel i september med befaring i august.

Det har kommet et innspill i forhold til trær fra en beboer. Disse trærne er ikke noe som tilhører Ekromskogen og den aktuelle beboer må selv ta forbindelse med beboere i Olav Audunssonsveg.

Det vil bli dugnad i oktober og før det må styret ta en befaring av hva som skal gjøres.

Gressklipping.

Fra neste år ønsker styret å gjennomføre en praksis hvor man i all hovedsak ser på at den som har gjort jobben tidligere og som har gjort en god jobb, får første prioritet. Siden vedkommende som klippet gresset i sommer plutselig sluttet, ble jobben tilbudt til vedkommende som gjorde det i fjor. Vedkommende som klippet i fjor hadde gjort en god jobb og det ble derfor besluttet å gi 2000,- kr ekstra i lønn i år for at vedkommende steppet inn på kort varsel. Fra neste år vil vanlig sats gjelde for klipping av fellesområder i Ekromskogen.

Vedtekter.

Endringer av vedtekter er gjennomgått og sendt ut, det er gjort store endringer i vedtektene. Kun en av ca 100 har svart på utsendte vedtekter.

Det blir innkalling i september og det er viktig at det er innhentet fullmakter innen den tid.

Det er ikke behov for autorisert revisor lenger.

Ved nye vedtekter så vil det blir letter å skifte styreleder midt i året da styret konstituerer styreleder selv

Garasjene.

Dette blir en egen sak da det har vært et vedvarende problem med samme porten i flere år. Kirsti følger opp.

Prosjekt fotballbane har man ikke hørt noe mere.

Neste styremøte blir hos Kirsti 12 september.