REFERAT

EKROMSKOGEN HUSEIERLAG SA

STYREMØTE 6/2016-17

 

Dato:

14. november 2016 kl. 18.00

Møte nr:

6 i styreperiode 2016/17

Sted:

Hos Eystein, 41A

Tilstede:

Knut Bjarne, Bente, Katinka, Eystein, Rigmor.

 

SAK NR

SAK

TIDSPLAN/ANSVAR

SAK 1

Godkjenning av referat fra styremøte 19. oktober 2016

Referatet ble godkjent.

 

 

SAK 2

Drenering veier og stier

Vi har fått orientering fra Trine som har fulgt opp Anleggsservice. De skal ha blitt ferdig i dag. Arbeidet vil koste ca kr 35.000, så vi bruker en god del mindre enn maks-rammen på kr 150.000 som er avsatt i regnskapet.

 

Trine ønsker at vi på neste styremøte diskuterer hvordan vi organiserer og planlegger et mer langsiktig vedlikehold. Vi inviterer med Ivar Jordbruen på denne saken.

 

 

SAK 3

Økonomi

Et enstemmig styre sa opp avtalen med regnskapsbyrået Askus tidligere i november, med grunnlag i gjentagende feil og forsinkelser, og rot rundt fakturering av kvartalsavgift.

 

Vi har bedt om pris fra tre andre leverandører, og har fått et anbud fra Sand Økonomi. Tilbudet er på kr 40.000 og ligger under det vi per i dag betaler til Askus i dag. Et av de firmaene vi ba om tilbud fra signaliserte at forventet pris var veldig lav, og de har ikke kommet med anbud. Dermed antar vi at tilbudet fra Sand er konkurransedyktig, og velger å inngå ny avtale med de. Sand er et større regnskapsbyrå og vil føre regnskapet i samme system som i dag (Tripletex). Dette betyr at vår økonomiansvarlig kan følge opp regnskapet, slik at styret har en bedre oversikt over regnskap og økonomi.

 

 

Knut Bjarne følger opp ny avtale.

 

 

 

SAK 4

Nettsider og facebook

Privat gruppe for kjøp/salg ble opprettet for noen år tilbake av sekretær. Vi gir nytt navn til gruppen – «Vi som bor i Ekromskogen». Kun beboere kan være medlemmer. Kardemommeloven gjelder. Blir det problemer så får styret ta opp dette til diskusjon.

 

 

Bente.

SAK 5

 

 

Utbedring av utendørs trapper

 

Vi kontakter snekker som bor i Ekromskogen og følger opp dette gjennom vinteren, slik at det er klart til vårdugnaden. Ca pris må være på plass innen januar slik at det kan tas med i budsjettet.

 

 

 

Katinka.

SAK 6

Inngangspartiene til garasjene

 

Settes opp som sak på neste møte. Vi inviterer med han som gjennomgikk dette for forrige styre, slik at styret får oversikt over arbeidet som er nødvendig og bør gjøres.

 

 

 

 

Bente finner fram papirene fra Dokken, som beskrev oppgavene for det forrige styret.

 

SAK 7

Garasjer – instruksen må gjøres kjent blant alle de lokale garasjeansvarlige.

 

Årshjulet – styret har laget seg et årshjul som inneholder viktige oppgaver som må følges opp hver måned. Revideres jevnlig.

 

Vedtektsendringer– vi ønsker å slutte med revisor fra Ernst og Young, men heller velge intern revisor. Dette vil gjelde fra 2017. Valgkomiteen må få beskjed i god tid.

 

Katinka sender ut denne.

SAK 8

Diverse saker

 

Adventsmarkering
Styret sender påminning til velferdskomiteen ang adventsmarkering.

 

Trefelling

Trær på fellesområde har styret mandat til å felle og vi tynner jevnlig. Før høstdugnaden gikk styret befaring på egen hånd og deretter med trefeller. Alle beboere som var nabo til trær vi ønsket å felle fikk varsel om det. En beboer har klagd på at det ikke skjedde i deres tilfelle. Vi beklager at det ikke ble gitt beskjed på forhånd til denne beboeren, dette gikk litt for fort på dugnaden, men treet sto uansett langt inn på fellesområde, et godt stykke ovenfor beboer som klagde. Styret hadde tenkt å gjennomføre felling her senere.

 

Det har kommet ønske om å kontakte borettslaget nedenfor Ekromskogen ang trefelling. Beboer har hatt kontakt med de, og de stiller seg positive til dette, mot at vi besørger trefellingen. Styret oppretter kontakt og går videre med saken.

 

Felles stige

Ekromskogen huseierlag har ingen felles stige.

 

Eidsiva bredbånd – fiber

Vi sender ikke ut mail, men legger det i facebook-gruppe. Vi svarer på mailen.

 

Budsjett

Vi legger en plan for vedlikehold og foreslår midler til dette arbeidet. Ellers videreføres de andre utgiftene. Utkast på desembermøte.

 

Neste møte

Vi inviterer Ståle Rorgemoen, Ivar Jordbruen og Dokken til de to sakene vedlikehold og garasje-inngangene.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Eystein oppretter kontakt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Knut Bjarne lager utkast.

 

 

 

Bente inviterer.