EKROMSKOGEN HUSEIERLAG SA

STYREMØTE 2/2015

Tilstede:

Thorbjørn F, Jan Ove, Sigve, Bente, Eystein, Bodil.

Forfall:

-         

Dato:

27. mai 2015

Møte nr:

2 i styreperiode 2015/16

Sted:

Hos Bodil

Referent:

Bente

Sendes:

Styrets medlemmer og varamedlemmer, velferdskomiteens leder, regnskapsfører, web-redaktør.

 

SAK NR

SAK

TIDSPLAN/ANSVAR

SAK 1

Godkjenning av protokoll fra styremøte 1/2015

Styret slutter seg til protokollen.

 

 

SAK 2

Erfaring fra vårdugnad

Det var bra deltagelse på begge dugnadsdagene.

Ang. utskifting av gjerde mellom hus 14 og 15 (gangstien) – beboerne det angår vil bytte ut gjerdet, men vil ha materialer i riktig dimensjon.

 

 

Bodil svarer – Torbjørn sjekker materialer/dimensjoner.

SAK 3

Resterende oppgaver fra plankomiteen

Molokene i nordvestre hjørne: Det må ryddes opp og gjøres penere i området. Naboer nord for feltet harvkommet med innspill.

 

Vi gjør som planlagt – leier inn gravemaskin til å rette opp skråningen, legger på jord og sår gress. Deretter legges asfalt ved avfallsdunkene.

 

Enkeltreparasjoner i asfalt andre steder i feltet gjennomføres også.

 

 

Jan Ove følger opp dialog med nabo og avtaler med firma.

 

 

SAK 4

Tilbud om elektronisk regnskapssystem fra regnskapskontoret

Jan-Tore Horn (Regnskap og eiendomstjenester AS) har sendt huseierlaget et tilbud om å ta i bruk det elektroniske regnskapssystemet «Paperless». Koster kr 800 å etablere bruker, deretter kr 125,- per måned.

 

Vi prøver ut dette og evaluerer ordningen etter et år.

 

 

 

Bodil bestiller og kjøper inn en skanner om det er nødvendig.

 

SAK 5

Beplantning ved hus 9 og 14

Torbjørn fullfører saken, sammen med beboerne i området.

 

 

Torbjørn.

SAK 6

Oppgradering av store lekeplass – nytt fallunderlag under det store lekeapparatet

Velferdskomiteen har undersøkt saken og anbefaler å legge et lag med subus 0-8 oppå dagens underlag. Styret støtter at det legges et lag med 10-15 cm subus som nytt underlag under fall-platene.  Janeke Utne Meyer er kontaktperson i velferdskomiteen, og de vil bestille nødvendig materiale.

 

Arbeidet er planlagt utført på dugnad før sommerferien.

 

Jan Ove og Sigve ber Janeke i velferdskomiteen bestille det nødvendige materialet.

 

SAK 7

Parkering forbudt – skilt ved garasje 49 og ved vaskeplass/hus 4

 

Følgende skilt bestilles:

·         Garasje 49 – «parkering forbudt»

·         Vaskeplass ved garasje 4 – «Vaskeplass – ingen parkering»

 

 

Bodil bestiller skiltene.

SAK 8

Utbedring og drenering av veier i feltet

Jan Ove og Eystein tar kontakt med relevante konsulentfirmaer, for å få noen på befaring i løpet av sommeren. De jobber videre med saken.

 

 

Jan Ove og Eystein.

SAK 9

Søppelproblem ved garasje 4

Styret har fått epost fra en beboer om at restavfall-beholderen her blir fort full. Bodil har sendt epost til alle beboerne med forklaring på hvorfor det kun er en beholder for restavfall ved garasje 4, og at det henstilles om å bruke avfallsdunkene ved garasje 10.

 

 

SAK 10

Tidspunkt befaring trefelling

Styret tar sin årlige befaring på møtet i august og avgjør hvilke trær som skal felles. Styremøtet i august starter dermed kl 19.30.

 

 

Bodil setter opp saken i august.

SAK 11

Utvalg for å vurdere fargevalg i feltet

 

Oppdraget fra generalforsamlingen er:

Styret skal nedsette et utvalg med oppdrag å vurdere bruk av farger på bygningsmassen i Ekromskogen, samt behov for å nedfelle nærmere bestemmelser om dette i ordensreglementet.

 

Styret antar at regler om fargevalg kan vedtas inn i ordensreglementet, om generalforsamlingen ønsker det.

 

Styret sender ut en epost og etterspør beboere som kan tenke seg å delta inn i et slikt utvalg. Frist settes, og saken tas opp igjen på neste møte.

 

Eystein blir styrets representant inn i utvalget.

 

 

 

Bodil sender ut epost.

SAK 12

Etablering av frivillig innsatsgruppe

 

Styret sender ut en epost og etterspør beboere som kan tenke seg å delta inn i en slik gruppe.

 

 

 

Bodil sender ut epost.

SAK 13

Utbedring av garasjeinnkjøringer

Hvem kan utføre dette arbeidet for oss? Sigve får ansvaret for å finne ut hva vi skal gjøre – hvilken type overflatebehandling vi bør bruke. Kontakter malermester først for å avklare om maling er mulig.

 

 

Sigve.

 

SAK 14

Oppdatert oversiktskart på hjemmesiden vår

Vi prøver å få laget et kart over Ekromskogen som viser både hus, garasjer, avfallsplasser, lekeplasser og andre fellesområder.

 

Kartet legges ut på hjemmesidene.

 

 

 

 

Bente

SAK 15

Fotballbanen ovenfor akebakken

 

Hva skal vi gjøre med den øverste fotballbanen som er i ferd med å gro igjen? Invitere til et eget møte hvor barn og ungdom kan være med på å bestemme hva de ønsker å gjøre med plassen i løpet av september måned.

 

Bodil

SAK 16

Eventuelt

 

Lagring av materiell ol på garasjeplasser

Det lagres mye utstyr på enkelte parkeringsplasser. Dette medfører at bilene blir stående for langt ut, og dermed kan det bli vanskelig å kjøre inn for andre.

Bodil vil sende ut epost til alle beboerne om at garasjene skal brukes til å parkere i og ikke til oppbevaring.

 

Sigve tar en befaringsrunde etter denne eposten, og legger lapp til de plassene som er fylt med utstyr. Hvis det ikke bedrer seg vil styret ta opp saken igjen.

 

Garasje-åpnere koster kr 1250,-.

 

Velkomstbrev til nye beboere

Bente følger opp med velkomstbrev til 6A.

Jan Ove leverer til 13A.

 

Fra velferdskomiteen

Fra velferdskomiteen har styret fått epost med ønske om å kjøpe inn et aktivitetssett med utstyr til mange timers lek, bevegelse og mosjon:

·         1 sett stolper til badminton/ volleyball og 1 stk. nett til badminton/ volleyball.

·         1 stk. stang til smashball og 1 stk. ball til smashball,

·         1 stk. stang til stangtennis og 1 stk. stangtennisball

·         1 stk. stang til stangfotball og 1 stk. ball til stangfotball,

·         2 stk. sementføtter.

 

Prisen er kr 6 195,00 eks. mva, kr 7 743,75 inkl. mva.

 

Styret støtter dette innkjøpet.  

 

Styret diskuterte også behovet for at huseierlaget kan kjøpe inn et litt større telt som kan brukes ved fester og dugnader. Bente har flere nettsider med prisgunstige telt, og sender dette til velferdskomiteen v/Jonas. De ser nærmere på dette og kommer tilbake til styret med forslag om innkjøp.

 

Gressklipperen

Forrige års gressklipper er re-engasjert. Fellesområdet mellom hus 41 og 40hører med til oppdraget.

 

 

 

 

 

 

 

Bodil

 

 

Sigve

 

 

 

 

 

 

 

Bente sender brevet til Jan Ove.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bente

SAK 17

Innhenting av anbud – el-anlegg i garasjene

Kun et tilbud har kommet inn foreløpig. Bodil følger opp saken til neste styremøte.

 

Bodil