EKROMSKOGEN HUSEIERLAG SA

STYREMØTE 1/2015

Tilstede:

Torbjørn F, Jan Ove, Sigve, Bente, Eystein, Bodil. Varamedlem Wenche.

Forfall:

-         

Dato:

28. april 2015

Møte nr:

1 i styreperiode 2015/16

Sted:

Hos Bodil

Referent:

Bente

Sendes:

Styrets medlemmer og varamedlemmer, velferdskomiteens leder, regnskapsfører, web-redaktør.

 

SAK NR

SAK

TIDSPLAN/ANSVAR

 

Før møtet startet, gjennomførte styret en befaring gjennom hele feltet, for å få en oversikt over utearbeidet som må utføres på dugnad i mai. Se sak 6.

 

 

SAK 1

Presentasjon
Nyvalgt leder Bodil Ulimoen ønsket velkommen, og styremedlemmene presenterte seg.

 

 

SAK 2

Konstituering

Styret valgte enstemmig Thorbjørn Forseth som nestleder og Bente Langvik Olsen som sekretær for denne styreperioden.

 

 

SAK 3

Gjennomgang av protokoll fra forrige styremøte

Bodil gikk raskt gjennom protokollen fra forrige møte.

 

Generalforsamlingen:

Generalforsamlingen ble gjennomført på en god måte, med diskusjoner og innspill på en saklig og ryddig måte

Styret fikk gjennomslag for de aller fleste av sine forslag

En feil i budsjettet ble påpekt. Feilen ble rettet og budsjettet ble justert under genralforsamlingen. Korrekt budsjett er integrert i protokollen fra generalforsamlingen

 

Tilbud om bytte av leverandør av bank- og forsikringstjenester:
Bodil melder til regnskapsfører at styret ønsker en konkretisering av hva nye leverandører kan tilby.

 

Trefelling nord/vest i feltet:

Styret må ha en befaring i løpet av våren for å blinke ut trær som er i ferd med å bli for store. Dette blir den første «årlige befaring med tanke på behov for tre-felling» som styret har vedtatt å gjennomføre.

 

Gatefeiing blir torsdag 30/4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bodil.

 

 

 

 

Utføres i løpet av mai-15.

 

 

 

 

 

SAK 4

Fordeling av faste oppgaver

 

Jan Ove Bakkom tar sammen med Eystein Husby ansvaret for å følge opp de praktiske oppgavene styret har på områdene veier, stier og grøfter.

Jan Ove har ansvar for å administrere avfallscontainere.

 

Hele styret tar et samlet ansvar for gjennomføring av dugnader:

-          Sekretær får som oppgave å bestille nødvendig materiell

-          Hovedansvaret for den enkelte dugnadsdag fordeles mellom styremedlemmene

 

Sigve Røhne fortsetter som garasjeansvarlig.

 

 

Jan Ove og Eystein.

 

 

Jan Ove

 

 

 

 

 

 

 

 

Sigve

 

SAK 5

Planer for kommende periode – oppfølging/tidsplan

 

A)     Utbedre el-anlegg for lading av el-biler i garasjene:

Vi lager en kravspesifikasjon for oppdraget, som sendes på anbud. Vi ber om tilbud på makspris, men hvor det likevel faktureres etter medgått tid/materiellforbruk. Vi vil spesifisere at jobben skal utføres innen utgangen av august – 15.

 

Forespørsel om pristilbud sendes til: Lillehammer Elektro, Skogvang, Østbye og Sletmoen, HB-elektro.

 

Jan Ove og Sigve fratrer i sak når leverandør velges, pga hhv eierskap og vennskap/slektskap i flere av firmaene.

 

B)      Utbedring og drenering av veier i feltet

Jan Ove og Eystein starter arbeidet med å finne noen som kan vurdere dagens tilstand.

 

C)      Nedsette utvalg for å vurdere fargevalg i feltet

Utsettes til neste styremøte.

 

D)     Beplantning ved hus 9 og 14

Thorbjørn diskuterer de ønskene beboerne i hus 9 og 14 har. Saken behandles på neste styremøte.

 

E)      Oppgradering av store lekeplass

Ekstra dugnad settes opp for å legge nytt fallunderlag under det store klatre-apparatet.

Plassen må måles opp og så bestiller vi det vi trenger til arbeidet. Det settes opp en ekstra dugnad hvor barnefamiliene spesielt bes om å delta.

 

F)      Skilt «parkering forbudt» ved garasje 49

Utsettes til neste styremøte.

 

G)     Etablering av frivillig innsatsgruppe samt engasjement av gressklipper i 2015

Frivillig innsatsgruppe - utsettes til neste styremøte

Plenklipper 2014 ønsket å fortsette i 2015, Jan Ove etablerer avtale med denne.

 

H)     Utbedring av garasjeinnkjøringer

Utsettes til neste styremøte.

 

I)        Gjøre ferdig oppmerking av p-plasser utendørs

Dette er en liten oppgave og Sigve, Thorbjørn og Jan Ove påtar seg denne jobben.

 

J)       Området rundt Molokene ved garasje 10 – del av ferdigstilling av plankomiteens arbeid

På befaringen bestemte styret at vi jevner ut bak molokene, (mot tomtegrensen/veien) og legger matjord og sår gress. Evt noe beplantning.

Jan Ove kontakter entreprenør og nabo som har rettet en forespørsel til styret om saken.

Detskal også planeres mellom molokene, og legges asfalt.

Jfr Plankomiteens beretning til Generalforsamlingen 2015.

 

 

 

 

Kravspesifikasjon utarbeides innen 1/5.

 

 

Bodil sender ut kravspesifikasjonen og holder kontakten med firmaene.

 

 

 

 

 

Jan Ove/Eystein.

 

 

 

 

 

 

Thorbjørn.

 

 

 

Bodil bestiller materiell, Bente bistår.

Jan Ove og Sigve tar ansvar for å organisere dugnaden før sommeren.

 

 

 

 

 

 

Jan Ove.

 

 

 

 

 

 

Sigve.

 

 

 

Jan Ove

6

Vårdugnad

 

Oppgaver dugnad i mai:

-          Store lekeplass – rake, male benk, åpne og gjøre ren lekestue

-          Nord i skråstien – rydde kvist.

-          Trapp ved garasje 10 – Bodil kontakter murer for å se om han kan starte arbeidet på dugnadsdagene

-          Ved garasje 10 – luke skråningene, legge duk og bark

-          Generelt – rake, koste, fylle opp hull i grusveiene

-          Flytting av info-tavle ved garasje 4, montering med lys, tak og navneskilt.

 

Containere til dugnad: 2 restavfall, 3 ekstra til hageavfall

 

Hovedansvarlige:

-          6/5: Torbjørn

-          7/5: Bodil og Jan Ove

 

E-post sendes ut til beboerne før dugnad:

-          Beskriver oppgavene som skal gjennomføres

-          Minne beboerne på å ikke fylle containerne før dugnaden

 

Velferdskomiteen varsles slik at de kan organisere servering.

 

Ansvarsfordeling neste dugnad (7-8/10) tas opp på styremøte i august.

 

 

 

 

 

 

Bodil.

 

 

 

 

 

 

Jan Ove bestiller

 

 

 

Torbjørn skriver e-post dugnad i mai-15.

 

 

 

Bodil kontakter velferdskomiteens leder.

 

 

SAK 7

Tilbud om elektronisk regnskapssystem fra regnskapskontoret

Utsettes til neste styremøte.

 

 

SAK 8

Møteplan styret 2015

Onsdag 27. mai kl 20 – 22

Onsdag 17. juni kl 19 – 21

Onsdag 19. august kl 20 – 22

Tirsdag 15. september kl 20 -22

Onsdag 14. oktober kl 20 – 22

 

Videre møter planlegges på møtet i august.

 

Høstdugnad er satt til 7. – 8. oktober.

 

 

SAK 9

Eventuelt

 

Lage en egen telefon- og adresseliste for medlemmer i styret.

 

Skifte passord på huseierlagets e-post-konto.

 

Styret må huske å følge opp de resterende oppgavene fra plankomiteen. Tas opp på neste styremøte.

 

Garasjevask – dette er i gang.

 

 

 

Bodil

 

Bodil

 

 

 

 

Sigve