EKROMSKOGEN HUSEIERLAG SA

STYREMØTE

Tilstede:

Else, Georg, Thorbjørn, Jan Ove, Jostein og Karin. Jonas Bondesson – representant for velferdskomiteen – deltok ved behandlingen av sak 3.

Sted:

Hos Karin

Dato:

05. mars 2014

Møte nr.

13

Referent:

Karin

Forfall:

.

Sendes:

Styrets medlemmer, velferdskomiteens leder, regnskapsfører

 

SAK

NR:

SAKLISTE

1. Godtgjøring til tidligere regnskapsfører

2. Regnskap 2013

3. Velferdskomiteen -nye retningslinjer

4. Generalforsamling 2014. Innkomne forslag

5. Godtgjøringer

ANSVAR:

1.

Godtgjøring til tidligere regnskapsfører

Tidligere regnskapsfører har bedt om godtgjøring for sitt arbeid med regnskapsførsel og kasserer etter den dato hun iflg. oppsigelsen skulle fratre.
I forbindelse med overgangen til ny regnskapsfører var det omfattende behov for assistanse fra henne.
Tidligere regnskapsfører tilstås kr. 3000 som godtgjøring for sitt arbeid for huseierlaget i 2013.

 

2.

3.

Regnskap 2013.

Regnskapet viser et underskudd på kr. 335 277,53
Iflg. vedtak på generalforsamling 2013 fikk Plankomiteen en ramme på kr. 300 000 til sitt arbeid. Beløpet var ikke tatt inn i budsjettet, men skulle dekkes over vedlikeholdsfondet = huseierlagets kapital. Av rammen har Plankomiteen så langt benyttet kr. 130 000. Kostnader ved tiltak utenom prosjektet, som styret har gjennomført og som virker forskjønnende, beløp seg til kr. 51091.

Generalforsamlingen 2013 vedtok i tillegg å gi styret i oppdrag å utrede tiltak for å utbedre nedkjøringen til garasjene 49, 47 og 48. Utredning samt kostnadsoverslag skulle sendes beboerne til uttalelse, før arbeidene igangsettes.
Tilbud på kr. 136 250 + asfaltering ble mottatt fra Brødrene Lund. Beboerne ble orientert om dette i e-post datert ?? med gitt frist for å komme med kommentarer/innsigelser. Ingen kommentar/innsigelser ble mottatt.
Molokkene øverst nord i feltet ble ødelagt i forbindelse med vårflommen.
Arbeidet med utbedring ble slått sammen med arbeidene ved garasjenedkjøringene.

Dette, samt andre uforutsette forhold som ble avdekket ved gravingen, førte totalt til en vesentlig merkostnad
Totalkostnaden ble etter dette kr. 305593,75.

Velferdskomiteen – nye retningslinjer

Styret gjennomgikk forslag til nye retningslinjer sammen med representant for velferdskomiteen.
Forslaget legges frem for Generalforsamlingen.


 

4.

Innkomne forslag:

Fra Kåre Hjelseth:

Flere forslag vedr. Plankomiteens arbeid og styret foreslår at sakene oversendes denne for vurdering.

Forslag om redskapsbod: Huseierlaget disponerer bod i garasje 4. Etter omfattende rydding vil boden trolig gi tilstrekkelig plass til oppbevaring av utstyr og materiale

Vedr. forslag om kjøring i feltet, veien syd m.m. vises det til styrets

beretning hvor dette omtales.

Vedr. foreslåtte tiltak gjeldende gangveien i nederkant og syd for feltet, avvises da dette er en kommunal gangvei, som ikke skal benyttes som kjørevei av beboerne.  Huseierlaget er i løpende dialog med kommunen om standarden på gangveien og eventuell ny bom ved innkjøringen.

Styret finner ikke å kunne anbefale forslag om vaktmesterordning, da oppgavene er en del av styrets ansvar.

Fra Roger Bakkom:

Utbedring av stikkrenner og grøfter utenfor hus 4A.
Styret har tidligere sett på forholdet, og hatt en gjennomgang av stikkrenner og veier i feltet – se årsberetningen. Det er et klart behov utbedringer av veier og stikkrenner flere steder i feltet.

Kostnader til arbeidet er lagt inn i budsjettet for 2014.

Fra styret:

Honorar til tillitsvalgte i huseierlaget avregnes mot fritak for felleskostnader.
På denne måten unngås skattetrekk der honorar overstiger fritaksgrensen, i tillegg til at huseierlaget slipper arbeids-giveravgift. Forslaget er forelagt regnskapsfører, som slutter seg til dette, som er lovlig og mye benyttet ordning.

Felleskostnader:

Styret foreslår felleskostnadene øket til kr. 1300 pr. kvartal.
Bakgrunnen for forslaget er erfaringene fra 2013, som viser økt behov for større vedlikeholdsarbeider i fremtiden, på grunn av alder og slitasje på anleggene.
Det er behov for å bygge opp egenkapitalen for å kunne møte fremtidige, uforutsette kostnader og unngå behov for lånefinansiering.

Vedtektsendring:
Styrets opprettholder fjorårets forslag om intern revisorer.

Elbiler:

Elbiler kommer for fullt.
Hvordan løser huseierlaget problemer med lading av batteriene?

Strømnettet i garasjene er ikke dimensjonert for dette.

Hvordan beregnes kostnadene til lading.

Saken må utredes nærmere og forslag til løsning legges frem for generalforsamlingen 2015.

I påvente av utredningen faktureres brukere av e-bil som tar strøm fra fellesanleggene, i samsvar med kostnadsoverslag fra Norstart.
Det presiseres at bruk av skjøteledninger og evt. andre anordninger forbundet med ladingen må være forskriftsmessig.

 

5.

Godtgjøringer.
Honorar til styrets medlemmer økes til kr. 5000.

Leder og sekretær beholdes uendret (kr. 21000 og 12000)

Garasjeansvarlige beholdes uendret (kr. 1500)

Velferdskomiteen:

Leder kr. 3000.-

Medlemmer kr. 1500.-

Plankomiteen:
Leder kr. 4000
Medlemmer kr. 1500

Nettsideansvarlig uendret (kr. 4000)

 

6

Planleggingsmøte før generalforsamling: Onsdag 19.03. kl. 1800 hos Karin. Ordstyrer innkalles.